5 dicas para garantir a agilidade no laboratório de análises clínicas

Texto originalmente publicado no blog Autolac, software para gestão de laboratórios de análises clínicas do Grupo SYM.

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Quando se lida com saúde e bem-estar de pessoas, como é o caso dos laboratórios de análises clínicas, precisão e agilidade são características essenciais a todo e qualquer procedimento realizado. Afinal, quem se submete a exames, quer ter a certeza de que receberá um laudo correto e de forma ágil.

Neste contexto, para garantir a satisfação dos pacientes do seu laboratório é preciso trabalhar de forma eficiente, utilizando as ferramentas certas, para que do primeiro atendimento até a entrega do laudo decorra o menor tempo possível.

Por isso, pensando em ajudar você a garantir uma maior agilidade no laboratório, neste post apresentamos 5 dicas para otimizar a rotina do seu empreendimento em diversos aspectos. Continue lendo e confira o que separamos para você!

1. Treine os seus colaboradores

Um dos pontos que mais interferem na agilidade dos procedimentos de um laboratório é a qualidade profissional dos seus colaboradores. Como existem diferentes processos técnicos envolvidos nas entregas desse tipo de empreendimento, é fundamental que todos os envolvidos sejam capacitados e treinados para exercerem suas funções com responsabilidade e eficiência.

Para isso, adotar uma rotina de treinamentos é uma recomendação bastante estratégica. Além de qualificar os profissionais para exercerem melhor suas atividades, os treinamentos podem ser uma boa oportunidade para alinhar os colaboradores com os expedientes da empresa e também com a sua cultura.

Desse modo, além dos processos operacionais mais técnicos, é possível aprimorar também a forma como os pacientes são atendidos — o que reforça o profissionalismo e a imagem do seu laboratório.

2. Tenha um atendimento eficiente

Dentro da rotina de um laboratório, o atendimento ao público, como dito, é uma das ações mais importantes para manter a boa imagem do negócio. No entanto, um bom atendimento traz muitos outros benefícios.

A princípio, em laboratórios é comum que muitas pessoas passem diariamente pela recepção, assim como também é grande a quantidade de ligações recebidas. Por isso, é de suma importância cuidar para que ambas as modalidades de atendimento ao público sejam eficientes.

Nesse contexto, a dica é avaliar se a infraestrutura física da recepção do seu laboratório comporta o volume de pessoas que buscam seus serviços. Ter uma estrutura adequada é o primeiro passo para se conseguir organizar o atendimento, dando mais agilidade, mas sem perder o bom trato.

Outro ponto que você precisa ter atenção é se há colaboradores suficientes para atender ao público. Afinal, a demora nos atendimentos pode tumultuar a rotina, gerar erros e insatisfação — o que vale tanto para atendimento pessoal quanto por telefone.

3. Otimize as atividades e os processos

Muitos são os processos e as atividades que compõem o dia a dia de operações de um laboratório de análises clínicas. Nesse meio se incluem não só os relacionados às solicitações dos usuários, mas também os processos ligados ao funcionamento do próprio negócio, como rotinas administrativas, financeiras etc.

Para se atingir uma maior agilidade nas entregas do seu empreendimento é fundamental que todos esses processos e atividades estejam fluindo bem, afinal, uma empresa é como um sistema, e um ponto influi em outro.

Nesse sentido, a dica é documentar bem todos os processos da empresa por meio de planilhas, relatórios, dados e estatísticas do negócio. Assim, fica muito mais fácil para os administradores entenderem a sua real situação e tomarem as decisões de forma mais consciente e eficiente.

Vale destacar, contudo, que investir em métodos informatizados para cuidar dos pontos citados é o mais recomendado.

4. Tenha equipamentos de qualidade

Mudando o enfoque para a parte operacional do laboratório, uma dica valiosa é se esforçar para que a empresa conte sempre com equipamentos de qualidade. Esse pode ser um grande diferencial do seu empreendimento, já que trabalhará com os métodos mais avançados e eficientes para garantir a máxima precisão em suas análises.

Um dos principais reflexos de se ter uma infraestrutura moderna e de qualidade é a agilidade nos procedimentos que isso representa. Afinal, conforme a tecnologia avança e novas soluções são criadas, mais ágeis e precisos os equipamentos vão se tornando.

Vale ressaltar, ainda, o valor das parcerias para a agilidade nas entregas do seu laboratório. Assim, por exemplo, caso sua empresa não tenha um determinado equipamento para realizar um exame, recorrer a empresas parceiras — laboratórios de apoio — pode ser uma alternativa interessante para garantir a agilidade nos resultados e a satisfação do paciente.

5. Informatize sua empresa

Sem dúvida, esse é um dos pontos mais importantes para o empresário que deseja aumentar a agilidade no laboratório. Informatizar, de maneira geral, significa integrar, facilitar a comunicação e melhorar a fluidez dos processos envolvidos nas atividades da empresa. Tudo isso traz um ganho significativo na qualidade e rapidez das entregas.

Sabendo disso, a dica aqui é otimizar estrategicamente as atividades do laboratório. Inicialmente você pode substituir processos manuais por soluções informatizadas, que são mais rápidas e menos suscetíveis a erros. Nesse ponto, itens como os seguintes podem ser melhorados:

• cadastro informatizado de usuários;
• agenda digital;
• preenchimento automatizado de fichas, pedidos e laudos.

Indo mais adiante com a noção de informatização, investir em um software de gestão voltado especificamente para laboratórios é, também, uma iniciativa bastante positiva. Esse sistema pode oferecer todo o suporte organizacional para a sua empresa, melhorando processos como:

• atendimento;
• comunicação — desde a chegada do paciente à recepção do laboratório, até o envio dos resultados dos seus exames;
• financeiros — controle de caixa detalhado, facilitando a prestação de contas aos convênios, por exemplo;

Além disso, existe uma série de benefícios que a sua empresa pode experimentar a partir do momento que automatiza suas atividades com o apoio de um software. A exemplo, listamos:

• redução de custos;
• aprimoramento na gestão e segurança da informação;
• maior segurança e confiabilidade aos laudos dos pacientes;
• integração com outros sistemas e setores da empresa;
• maior produtividade.

Por fim, como vimos, para alcançar uma maior agilidade no laboratório é necessário estar atento a um conjunto de fatores, alguns ligados com a própria atividade da empresa e outros voltados para expedientes administrativos comuns a qualquer negócio. Tenha um olhar inovador sobre todos eles e, a partir das nossas dicas, invista nos pontos principais e que trarão os resultados que você precisa.

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Texto original no link: http://www.autolac.com.br/5-dicas-para-garantir-a-agilidade-no-laboratorio-de-analises-clinicas/